UTEQ Wolkammersstraat 6c, 8601 VB Sneek Eenmanszaak, KvK 53331540, BTW NL003362950B45 E-mail: [email protected] Versie 1.0, ingangsdatum 1 april 2026
UTEQ verwerkt persoonsgegevens. In dit privacy statement legt UTEQ uit welke gegevens dat zijn, waarom UTEQ ze verwerkt, hoe lang ze worden bewaard en welke rechten u heeft. Het statement is geschreven voor bezoekers van uteq.nl, contactpersonen van klanten en prospects, en iedereen die contact opneemt met UTEQ.
Dit statement gaat over de verwerkingen waarvoor UTEQ zelf verwerkingsverantwoordelijke is: eigen administratie, acquisitie, relatiebeheer, factuur- en boekhouddata, en website-statistieken. Voor persoonsgegevens die UTEQ namens een klant verwerkt in een SaaS-dienst of softwareproject (de "klantdata") is UTEQ verwerker. Daarop zijn de Verwerkersovereenkomst (DPA-UTEQ) en de Algemene Voorwaarden UTEQ van toepassing en die documenten zijn dan leidend.
Artikel 1. Verwerkingsverantwoordelijke
1.1 Verwerkingsverantwoordelijke voor de in dit statement beschreven verwerkingen is:
- UTEQ, eenmanszaak gevestigd te Wolkammersstraat 6c, 8601 VB Sneek.
- Kamer van Koophandel: 53331540.
- BTW: NL003362950B45.
- E-mail: [email protected].
1.2 UTEQ is een eenmanszaak en is niet verplicht een Functionaris voor de Gegevensbescherming aan te stellen. Privacy-coördinatie ligt bij Nathan Jansen, bereikbaar via [email protected].
Artikel 2. Persoonsgegevens die UTEQ verwerkt
2.1 UTEQ verwerkt de volgende categorieën persoonsgegevens:
- Contactgegevens: naam, functie, bedrijfsnaam, zakelijk e-mailadres, telefoonnummer, postadres.
- Communicatie: e-mailcorrespondentie, chatberichten, notities uit (telefoon)gesprekken en meetings.
- Meetingdata: opnames en transcripten van klantmeetings, mits deelnemers vooraf of bij aanvang van de meeting akkoord hebben gegeven.
- Factuur- en betalingsgegevens: factuuradres, BTW-nummer, betaalreferenties. Betaalkaartgegevens worden niet door UTEQ opgeslagen.
- Bezoekersgegevens uteq.nl: geanonimiseerde, geaggregeerde statistieken via Plausible Analytics. Geen tracking-cookies, geen herleidbare IP-adressen, geen profilering.
- Server- en applicatielogs: IP-adressen, tijdstempels, request-paden en foutmeldingen, voor zover die persoonsgegevens kunnen bevatten.
- Projectinhoud (eigen administratie): documenten, screenshots en correspondentie die u met UTEQ deelt voor het uitvoeren van een opdracht en die UTEQ in haar eigen project- of dossierarchief opneemt. Deze categorie betreft niet de klantdata die in een SaaS-dienst of klantsysteem wordt verwerkt; daarvoor geldt de DPA.
2.2 UTEQ verwerkt geen bijzondere categorieën persoonsgegevens (artikel 9 AVG) en richt zich niet op personen jonger dan 16 jaar.
2.3 De persoonsgegevens komen in de meeste gevallen rechtstreeks van u, bijvoorbeeld via e-mail, contactformulier, intakegesprek of opdracht. In voorkomend geval ontvangt UTEQ contactgegevens via openbare bronnen (zoals KvK, LinkedIn, bedrijfssites) of via een wederzijdse introductie door een relatie van UTEQ.
Artikel 3. Doelen en grondslagen
3.1 UTEQ verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doelen, op basis van de volgende grondslagen uit artikel 6 AVG:
| Doel | Categorieën | Grondslag |
|---|---|---|
| Uitvoering van een opdracht of overeenkomst met een natuurlijke persoon als opdrachtgever | Contactgegevens, communicatie, projectinhoud | Uitvoering overeenkomst (art 6.1.b) |
| Onderhoud van de zakelijke relatie met contactpersonen van klanten en prospects (B2B) | Contactgegevens, communicatie | Gerechtvaardigd belang (art 6.1.f): efficiënte zakelijke communicatie en relatiebeheer |
| Facturatie, administratie en boekhouding | Contactgegevens, factuurgegevens | Wettelijke verplichting (art 6.1.c, fiscale bewaarplicht art 52 AWR) |
| Acquisitie en zakelijke benadering | Contactgegevens | Gerechtvaardigd belang (art 6.1.f), tenzij toestemming op grond van Telecommunicatiewet vereist is |
| Meeting-opnames en transcripten | Meetingdata | Toestemming (art 6.1.a) |
| Statistiek en verbetering uteq.nl | Geaggregeerde bezoekersgegevens (Plausible) | Gerechtvaardigd belang (art 6.1.f): inzicht in gebruik en optimalisatie |
| Beveiliging, foutopsporing en fraudepreventie | Server- en applicatielogs | Gerechtvaardigd belang (art 6.1.f): integriteit van diensten en infrastructuur |
3.2 Voor meeting-opnames is toestemming de grondslag. UTEQ vraagt akkoord vooraf of bij aanvang van de meeting; wie geen toestemming geeft, kan dat aangeven en de opname wordt dan niet gestart of wordt gestopt. Reeds gegeven toestemming kan op elk moment worden ingetrokken voor de toekomst.
3.3 Voor direct marketing-mailings buiten een bestaande klantrelatie vraagt UTEQ expliciete toestemming. Bij een bestaande klantrelatie kan UTEQ op basis van artikel 11.7 lid 3 Telecommunicatiewet over eigen gelijksoortige diensten communiceren, met steeds een eenvoudige afmeldmogelijkheid.
3.4 UTEQ neemt geen beslissingen op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking met rechtsgevolgen of vergelijkbaar aanmerkelijke gevolgen voor u (artikel 22 AVG). Er vindt geen profilering plaats voor commerciële doeleinden.
3.5 Het verstrekken van bepaalde gegevens, zoals factuurgegevens of identificatiegegevens, kan een contractuele of wettelijke voorwaarde zijn voor het kunnen uitvoeren van een opdracht. Niet-verstrekking betekent in dat geval dat UTEQ de opdracht niet of niet volledig kan uitvoeren.
3.6 Bouwkundige keuring (oktober 2026). Vraagt u een keuring aan via uteq.nl/keuring, dan gebruiken UTEQ en Growth AI uw gegevens samen. Het gaat om de gegevens uit het aanvraagformulier en, na toelating, uit het bouwdossier. Wij gebruiken ze om de tien deelnemers te kiezen, uw oplossing te keuren, de avond te regelen, de factuur te sturen en de nabespreking te plannen. De grondslag is uw toestemming (art 6.1.a), en voor de factuur de uitvoering van de overeenkomst (art 6.1.b). UTEQ en Growth AI zijn hiervoor samen verwerkingsverantwoordelijk (art 26 AVG). U kunt voor al uw rechten terecht bij UTEQ via [email protected].
Artikel 4. Bewaartermijnen
4.1 UTEQ hanteert de volgende bewaartermijnen:
| Categorie | Termijn |
|---|---|
| Factuur- en boekhouddata | 7 jaar (fiscale bewaarplicht art 52 AWR) |
| Contactgegevens actieve klanten | Duur van de relatie + 2 jaar |
| Contactgegevens prospects en leads | 2 jaar na laatste relevante contactmoment |
| Contractuele en juridisch relevante correspondentie | 5 jaar na einde overeenkomst, voor bewijspositie en aansluiting bij contractuele verjaringstermijnen |
| Overige zakelijke e-mailcorrespondentie | 2 jaar, of korter zodra het doel is bereikt |
| Meeting-opnames | Maximaal 6 maanden, of korter zodra het transcript is verwerkt |
| Meeting-transcripten | Maximaal 2 jaar, alleen zolang nodig voor het afgesproken project- of relatiedoel |
| Projectinhoud na afronding | 1 jaar, tenzij in offerte anders afgesproken |
| Bezoekersstatistieken (Plausible) | Geaggregeerd onbeperkt, niet herleidbaar tot personen |
| Aanvragen en bouwdossiers bouwkundige keuring | Tot drie maanden na het event, dus tot 28 januari 2027, tenzij er een opdracht uit voortkomt (factuurgegevens: 7 jaar) |
| Server- en applicatielogs | 90 dagen, security-events tot 1 jaar |
4.2 Na afloop van de termijn worden gegevens verwijderd of geanonimiseerd. Voor wettelijk verplichte bewaring (zoals facturatie) blijven gegevens beschikbaar voor de duur van de wettelijke termijn, maar uitsluitend voor dat doel.
Artikel 5. Verwerkers en ontvangers
5.1 Voor de eigen verwerkingen schakelt UTEQ een aantal leveranciers in als verwerker, waaronder hosting-, AI-, e-mail- en betaalproviders. De actuele lijst van deze partijen staat op uteq.nl/subverwerkers. Diezelfde lijst geldt ook als Bijlage A bij de DPA-UTEQ voor klantverwerkingen, zodat er één canonieke bron is.
5.2 Daarnaast kan UTEQ persoonsgegevens delen met de volgende categorieën ontvangers, voor zover noodzakelijk: accountant en boekhouder voor jaarstukken en btw-aangifte; juridisch adviseur of incassodienst voor zover een geschil daarom vraagt; en bevoegde autoriteiten op grond van een wettelijke verplichting.
5.3 UTEQ verkoopt geen persoonsgegevens aan derden en gebruikt persoonsgegevens niet voor het trainen van AI-modellen. UTEQ contracteert AI-providers met expliciete opt-out van modeltraining op klantdata.
5.4 Voor klantverwerkingen waarbij UTEQ verwerker is, gelden de afspraken uit de DPA-UTEQ als leidend document.
Artikel 6. Doorgifte buiten de EER
6.1 Een aantal verwerkers van UTEQ is gevestigd in de Verenigde Staten of verwerkt gegevens daar. UTEQ baseert deze doorgiftes op het EU-VS Data Privacy Framework (DPF) voor partijen die DPF-gecertificeerd zijn, of op door de Europese Commissie vastgestelde Standaard Contractbepalingen (SCC's), aangevuld met technische en organisatorische waarborgen waar nodig.
6.2 Welke verwerker welke grondslag voor doorgifte hanteert, staat per partij vermeld in de lijst op uteq.nl/subverwerkers.
6.3 Een kopie van de gehanteerde SCC's of een verwijzing naar het DPF-certificaat is op verzoek beschikbaar via [email protected].
Artikel 7. Uw rechten
7.1 U heeft op grond van de AVG de volgende rechten ten aanzien van uw persoonsgegevens:
- Inzage in de gegevens die UTEQ van u verwerkt (artikel 15 AVG).
- Rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens (artikel 16 AVG).
- Verwijdering van gegevens, voor zover er geen wettelijke bewaarplicht of gerechtvaardigd belang aan in de weg staat (artikel 17 AVG).
- Beperking van de verwerking (artikel 18 AVG).
- Dataportabiliteit: ontvangst van uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar formaat (artikel 20 AVG).
- Bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang of voor direct marketing (artikel 21 AVG).
- Intrekken van toestemming voor verwerkingen die op toestemming zijn gebaseerd, zonder terugwerkende kracht (artikel 7.3 AVG).
7.2 U kunt een verzoek doen via [email protected]. UTEQ reageert binnen één maand, met een mogelijke verlenging van twee maanden bij complexe verzoeken. UTEQ kan u vragen uw identiteit aannemelijk te maken voordat aan een verzoek gehoor wordt gegeven.
7.3 Een verzoek is in beginsel kosteloos. Bij kennelijk ongegronde of buitensporige verzoeken kan UTEQ een redelijke vergoeding rekenen of het verzoek weigeren, conform artikel 12.5 AVG.
Artikel 8. Klachtrecht
8.1 Bent u het niet eens met de manier waarop UTEQ uw persoonsgegevens verwerkt, neem dan eerst contact op via [email protected]. UTEQ probeert in goed overleg tot een oplossing te komen.
8.2 U heeft daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag, autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Artikel 9. Cookies en analytics
9.1 uteq.nl gebruikt geen tracking-cookies en geen advertentie-cookies.
9.2 Voor bezoekersstatistieken gebruikt UTEQ Plausible Analytics, gehost in de Europese Unie. Plausible werkt zonder tracking-cookies en zonder herleidbare IP-adressen. UTEQ heeft Plausible zo geconfigureerd dat er geen persoonsgegevens of gedragsprofielen worden opgeslagen, waardoor in deze configuratie geen toestemmingsbanner nodig is. Meer informatie: plausible.io/data-policy.
9.3 Functionele cookies kunnen worden gebruikt voor strikt noodzakelijke doeleinden, zoals het onthouden van een sessie bij ingelogde diensten. Deze cookies vallen onder de uitzondering van artikel 11.7a Telecommunicatiewet en vereisen geen toestemming.
Artikel 10. Wijzigingen in dit privacy statement
10.1 UTEQ kan dit privacy statement aanpassen. De actuele versie staat op uteq.nl/privacy. Materiële wijzigingen worden minimaal 30 dagen vooraf aangekondigd op de site en, waar relevant, per e-mail aan actieve klanten.
10.2 Eerdere versies blijven raadpleegbaar op uteq.nl/juridisch/archief.
Artikel 11. Contact
11.1 Vragen over dit privacy statement, of over de verwerking van uw persoonsgegevens door UTEQ, kunt u richten aan:
- E-mail: [email protected]
- Post: UTEQ, Wolkammersstraat 6c, 8601 VB Sneek
Versie 1.0, ingangsdatum 1 april 2026